广州南方学院固定资产办理入库登记指引

一、固定资产办理入库登记程序

二、办理入库登记所需的材料

（一）验收单或验收报告

项目通过验收后，办理固定资产入库前须填写验收单或验收报告，签订合同项目使用“验收报告”,未签订采购合同项目使用“验收单”。“验收报告”需要一式六份，“验收单”仅需一份。

填写说明如下：

1.项目经费必须有项目名称+财务编号

例如: 2020-2021学年教学研究费-产教融视域下产业学院课程体系建设研究(NFXY.01.03.22039)

2.放置地点需要明确到具体房号 例如:5教-101

3.单位需要明确到部门院系 例如:会计学院

4.管理人填写部门、院系资产管理员

5.设备为定制设备且不明确型号，则在型号栏填写：*；设备型号填写需与设备机身型号一致。（注：计算机类产品，需将产品的机身序列号写在规格/技术指标栏)。

6.SD卡、芯片精密型零部件要跟配套设备一同入账，作为一套固定资产入账，不单独入账。硬件设备装入机器里面的，也跟机器一同一套入账，不单独入账。

7.供应商的名称必须与发票盖章上的供应商名称一致（注：在不同供应商处采购的设备需分格填写)。

8.管理人与负责人的签名不能为同一个人；且验收人员的签名不能与负责人重复，且必须要有两个以上验收人员的签名。

9.经费来源解释：自筹资金是指由学校统筹资助下拨的预算费用；财政资金是指国家、省、市各级政府有关部门下达的科研或教学质量改革项目，资金由政府部门提供（多指纵向项目）；捐赠是指接收政府机关、企事业单位、社会组织团体向学校捐赠的设备图书类等资产；其它是指学校接收政府机关、企事业单位委托承接的各类科学研究、技术开发、技术咨询、技术服务等项目。由政府机关、企事业单位拨给专项经费成合同经费等（多指横向项目）。

10.采购人必须为本项目的采购老师（注：只允许填写一名采购人，同时负责录入资产管理系统）。建账单号无需填写，待交单过来后由总务处填写。

（二）验收合同

签订合同的项目需要提供合同，总务处需要存档2份合同原件。

（三）发票

发票含税金额必须与验收单/报告和合同的金额一致。

（四）设备图片

需要提交至少2张设备图片，一张是设备外观图，一张是设备型号图。设备拍摄型号细节图片必须拍摄设备机身，设备外包装箱、设备产品说明书等不能代替设型号节细节图。

三、采购人资产系统填写操作指引

总务处在资产系统新增建账单后，将推送待办至采购人账号，请采购人登录资产系统，点击待办，找到对应的项目建账单号进行资产基本信息填写。

附件：1.广州南方学院设备（货物）验收报告表

    2.广州南方学院设备（货物）验收单

               总务处

                2025年12月3日